Inhaltsstand: · Über den Herausgeber
Objektbetreuung planen: Leistungsbeschreibung, Turnus und Kontrollgang
Bei einer Objektbetreuung geht es um viele kleine Aufgaben, die regelmäßig anfallen. Damit nichts doppelt oder gar nicht erledigt wird, sollten Aufgaben, Turnus und Zuständigkeiten vorher schriftlich feststehen. Diese Punkte helfen Eigentümern, WEG und Hausverwaltungen bei der Planung.
Welche Aufgaben gehören dazu?
Typisch sind ein Kontrollgang durch Treppenhaus, Keller und Außenanlagen, das Rausstellen der Mülltonnen, die Pflege von Gemeinschaftsflächen und kleine Reparaturen wie ein Leuchtmittel oder ein klemmendes Schloss. Dazu kommen je nach Objekt Treppenhausreinigung und Grünpflege.
Wichtig ist die Grenze zu Fachbetrieben: Arbeiten an Gasleitungen, an der festen Elektroinstallation oder mit Prüf- und Abnahmepflicht gehören nicht zur Objektbetreuung. Ein Kontrollgang ist eine Sichtkontrolle und ersetzt keine technische Prüfung.
- Kontrollgang: Treppenhaus, Keller, Technikraum, Dachboden, Außenanlagen
- Mülltonnen rausstellen und Standplatz sauber halten
- Beleuchtung, Türen und Schließanlagen auf Funktion prüfen
- Kleine Reparaturen bis zu einer vereinbarten Grenze
- Reinigung und Grünpflege, falls gewünscht
Die Leistungsbeschreibung je Objekt
Eine Leistungsbeschreibung listet für jedes Objekt die Flächen und Aufgaben einzeln auf, mit Turnus. Sammelbegriffe wie „allgemeine Hausmeistertätigkeiten“ führen später zu Rückfragen, etwa ob die Reinigung des Kellergangs dazugehört.
Legen Sie außerdem fest, was als Zusatzarbeit gilt und wer sie freigibt. So ist für Eigentümer, Verwaltung und Hausmeister nachvollziehbar, was im vereinbarten Preis enthalten ist. Ich gehe die Liste vor dem ersten Termin mit Ihnen am Objekt durch.
Den Turnus wählen
Wöchentlich, vierzehntägig oder monatlich: Der passende Rhythmus hängt von Größe und Nutzung des Hauses ab. Ein Haus mit vielen Parteien oder Publikumsverkehr braucht häufigere Rundgänge als ein kleines Mehrfamilienhaus.
Manche Aufgaben folgen einem eigenen Kalender. Die Mülltonnen richten sich nach dem Abfuhrplan, Laub und Rückschnitt nach der Jahreszeit. Planen Sie solche Aufgaben getrennt vom regulären Rundgang ein.
Meldungen und Freigaben regeln
Was beim Rundgang auffällt, sollte an eine feste Person gehen, zum Beispiel an die Verwaltung oder eine benannte Person der Eigentümergemeinschaft. Ich schicke dafür ein Foto mit kurzer Beschreibung. Das reicht meistens, um zu entscheiden, wie es weitergeht.
Halten Sie fest, bis zu welchem Betrag kleine Reparaturen direkt erledigt werden dürfen und ab wann eine Freigabe nötig ist. Größere Schäden gehen an einen Fachbetrieb, den die Verwaltung beauftragt.
Schlüssel und Zugang
Für Rundgänge in Keller, Technikraum oder Dachboden braucht der Hausmeister Schlüssel. Die Übergabe sollte schriftlich dokumentiert sein, mit Angabe der Schlüssel und der Räume.
Klären Sie auch, ob der Hausmeister Ablesern oder Handwerkern Zugang gewähren soll und wie er darüber Bescheid bekommt.
Kosten und Umlage
Die Kosten für den Hauswart können nach der Betriebskostenverordnung (§ 2 Nr. 14 BetrKV) auf Mieter umgelegt werden. Das gilt nicht für den Anteil, der auf Instandhaltung, Instandsetzung, Schönheitsreparaturen oder Hausverwaltung entfällt.
Deshalb ist es sinnvoll, Reparaturen in der Abrechnung getrennt von Reinigung, Kontrolle und Pflege auszuweisen. Die Abrechnung selbst und die Frage, was im Einzelfall umlagefähig ist, liegen bei der Verwaltung.